Wyżywienie pracownika w podróży służbowej

25 lipca 2016 r.

Z przepisów dotyczących podróży służbowych wynika, że zasadniczo na pokrycie kosztów wyżywienia pracownikowi w takiej podróży przysługuje ryczałt w postaci diety. Często jednak pracodawca zapewnia pracownikowi posiłki w trakcie jej odbywania. Zarówno w jednym, jak i w drugim przypadku u pracownika powstaje przychód w podatku dochodowym, który na ściśle określonych warunkach może korzystać ze zwolnienia od podatku.

Gdy pracownik żywi się sam



Diety oraz inne należności wypłacane pracownikom za czas podróży służbowych stanowią dla nich przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o pdof. W oparciu o uregulowania zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o pdof korzystają one ze zwolnienia od podatku, ale jedynie do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży na obszarze kraju i za granicą. W części stanowiącej nadwyżkę ponad wskazane w nim kwoty za dobę podróży podlegają one opodatkowaniu oraz oskładkowaniu wraz z pozostałymi przychodami ze stosunku pracy osiągniętymi przez pracownika w danym miesiącu. (przykład).

Wyżywienie zapewnione przez pracodawcę



Dosyć często firmy zatrudniające pracowników, którzy odbywają podróże służbowe na terenie kraju i za granicą, zamiast wypłacania diet zapewniają im całodzienne bezpłatne wyżywienie. W praktyce pracownicy zazwyczaj otrzymują na ten cel zaliczki albo korzystają w tym zakresie ze służbowych kart płatniczych - co z uwagi na rozliczenia dokonywane z pracownikiem jest bardzo wygodne dla pracodawcy. Równie często zapewnienie bezpłatnego wyżywienia w podróży służbowej polega na opłaceniu go bezpośrednio przez pracodawcę lub zwrocie pracownikowi udokumentowanych fakturami lub rachunkami wystawionymi na firmę wydatków poniesionych na ten cel.



Niezależnie od przyjętej przez pracodawcę formy zazwyczaj kwota przeznaczona na całodzienne wyżywienie jest wyższa niż dieta przysługująca na podstawie przepisów rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. I tu pojawia się problem dotyczący zastosowania przywołanego już wyżej zwolnienia od podatku wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o pdof. Sprowadza się on do tego, czy jeżeli pracodawca zapewnia bezpłatne całodzienne wyżywienie, to ze zwolnienia korzysta cała jego wartość, czy też zwolniona jest ona jedynie do wysokości przysługującej diety.


Agata Cieśla, Gazeta Podatkowa 13.06.2016