Staż urlopowy tylko na podstawie dokumentów

10 czerwca 2016 r.

Zamierzamy zatrudnić pracownika, który w dokumentach aplikacyjnych (CV) wykazał okresy zatrudnienia, ale nie wszystkie potwierdził świadectwami pracy. Czy możemy ustalić przysługujący mu wymiar urlopu z uwzględnieniem tych okresów pracy, które nie zostały udokumentowane świadectwem?

Zamierzamy zatrudnić pracownika, który w dokumentach aplikacyjnych (CV) wykazał okresy zatrudnienia, ale nie wszystkie potwierdził świadectwami pracy. Czy możemy ustalić przysługujący mu wymiar urlopu z uwzględnieniem tych okresów pracy, które nie zostały udokumentowane świadectwem?

Nie, chyba że przyszły pracownik uzupełni dokumentację potwierdzającą okresy zatrudnienia. Podstawowym dokumentem, który w polskim prawie pracy potwierdza okresy zatrudnienia, jest świadectwo pracy. To na podstawie danych zamieszczonych w tym świadectwie ustala się wiele uprawnień ze stosunku pracy oraz okresy pracy, które mają wpływ na te uprawnienia. Należy przy tym nadmienić, że pracodawca może uwzględnić okresy zatrudnienia opierając się nie tylko na świadectwach pracy, ale również na innych dokumentach. Obowiązujące przepisy nie wskazują bowiem wprost dowodów właściwych dla potwierdzenia okresów zatrudnienia.

Osoba dokumentująca staż może przedłożyć obok świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy wszelkie inne dokumenty potwierdzające te okresy. Pozwala na to § 1 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji... (Dz. U. z 1996 r. nr 62, poz. 286 ze zm.). W przypadku dokumentowania zatrudnienia za granicą mogą to być przykładowo odcinki płacowe, tzw. "payslipy" (stosowane np. w Wielkiej Brytanii). Ważne jest, aby na podstawie przedłożonych dokumentów pracodawca w sposób niebudzący wątpliwości mógł ustalić przepracowane okresy. Potwierdzenie stażu pracy określonymi dokumentami jest jednak konieczne. Uwzględnienie w stażu pracy, branym pod uwagę m.in. przy ustalaniu wymiaru urlopu, okresów zatrudnienia wykazanych jedynie w oświadczeniu pracownika, jest obarczone ryzykiem przyznania pracownikowi nieuprawnionego świadczenia.
Gazeta Podatkowa 5.05.2016, Agata Barczewska