Polityka samochodowa w firmie musi być precyzyjnie określona

13 lipca 2015 r.

OPIS SYTUACJI: Spółka posiada samochody służbowe, które wykorzystywane są przez pracowników na podstawie regulaminu opisującego politykę samochodową. Samochody są powierzane konkretnym pracownikom, co potwierdzane jest w protokole zdawczo-odbiorczym. Wydanie pojazdów traktowane jest jako powierzenie pracownikowi mienia pracodawcy z obowiązkiem zwrotu. Zazwyczaj w okresie powierzenia pracownicy mają wyłączność na wykorzystywanie pojazdu. Zdarza się jednak, że z pojazdu przypisanego do konkretnego pracownika korzysta służbowo inny – najczęściej jest to pracownik tej samej komórki, który w godzinach pracy musi skorzystać z auta.

Jeden z samochodów służbowych został przekazany kierownikowi działu windykacji Grzegorzowi Nowakowi, który wykorzystuje pojazd również na potrzeby prywatne. Jednak w ciągu dnia, służbowo, z samochodu korzysta nie tylko kierownik windykacji, lecz także pracownicy jego działu, którzy muszą pojechać do dłużnika, sądu, komornika itd. Na początku 2015 roku kierownik złożył wypowiedzenie umowy o pracę i z końcem maja umowa miała ulec rozwiązaniu. Przed rozwiązaniem umowy musiał zwrócić samochód. Jednak ze względu na bieżące potrzeby innych pracowników, w tym jego następcy, oraz z uwagi na to, że miał on jeszcze do wykorzystania kilka dni urlopu, nie zostało dokonane przekazanie zwrotne kierownikowi administracji. Z pojazdu więc faktycznie zaczął korzystać następca kierownika (dotychczasowy zastępca). O tym, że samochód i dokumenty zostały wydane następcy, kierownik administracji dowiedział się po fakcie. Pojazd został poddany oględzinom i okazało się, że ma kilka uszkodzeń, które wykraczają poza zakres zwykłego zużycia. Ze względu na to, że szkody nie zostały zgłoszone do ubezpieczyciela, pracodawca będzie musiał sfinansować naprawy z własnych środków. Zastanawia się jednak, czy i na jakich zasadach może obciążyć takimi kosztami odchodzącego z pracy dotychczasowego użytkownika pojazdu – kierownika windykacji. Pracownikowi nie zostało jeszcze wypłacone wynagrodzenie za ostatni miesiąc i władze firmy podjęły decyzję o dokonaniu potrącenia, jednak pracownik zgłosił sprzeciw, twierdząc, że to nie on powinien ponosić odpowiedzialność, bo wprawdzie pojazd był do niego przypisany, ale korzystali z niego również inni pracownicy działu windykacji.

Szefowa działu HR, pani Ewa, wraz z kierownikiem administracji, panem Jackiem, oraz prawnikiem firmy, panem Wojciechem, dyskutują, jak odnieść się do tej sprawy.

● Etap I Ustalanie zasad powierzenia pojazdu

– Drodzy państwo, rozumiem, że pan Nowak ma zastrzeżenia co do planowanego potrącenia z jego ostatniego wynagrodzenia – starał się uporządkować wcześniejszą rozmową prawnik.

– Nie tylko co do potrącenia – doprecyzowała kierownik HR – ale w ogóle twierdzi, że nie powinien odpowiadać za te szkody. Po tylu latach wspólnej pracy. Nie spodziewałabym się tego po Grześku.

– Widocznie jeżeli chodzi o pieniądze, można się po nim wiele spodziewać. W końcu pracuje „na pieniądzach” – nieco sarkastycznie skomentował szef administracji.

– Drodzy państwo, spokojnie. Zaraz przyjrzymy się dokładnie zagadnieniu i spróbujemy ustalić, kto, za co i jak odpowiada – studził emocje prawnik. – Przecież mamy w firmie regulamin korzystania z samochodów.

– Właśnie, i zgodnie z regulaminem samochód był powierzony Grzegorzowi. Mam protokół przekazania – kierownik administracji przesunął zapisaną kartkę A4 po blacie biurka w kierunku prawnika – wyraźnie potwierdził otrzymanie samochodu.

– A co ze zwrotem – próbował ustalić prawnik – bo rozumiem, że pan Nowak nie korzysta już z samochodu?

– Tu jest właśnie problem – nieco niepewnie odpowiedziała szefowa HR. – Pod koniec okresu wypowiedzenia miał do wykorzystania kilka dni urlopu i przed tym urlopem wysłał do szefa e-maila, czy może przekazać samochód Krzyśkowi.

– A Krzysiek to... – próbował ustalić prawnik.

– To jego zastępca i następca – szybko uściśliła pani Ewa. – No a szef, jak to szef, odpisał mu, by dał Krzyśkowi samochód, klucze, dokumenty i takie tam.

– Prezes zazwyczaj nie zaprząta sobie głowy takimi sprawami jak nasze przyziemne procedury – niebezpiecznie zażartował pan Jacek. – Przecież w instrukcji jest jasno zapisane, że powinien zwrócić pojazd do mnie i powinniśmy obaj podpisać protokół zwrotu. W takim protokole wpisuję, jaki jest przebieg, stan pojazdu i takie tam.

Prawnik przez chwilę śledził w milczeniu protokół przekazania, jednocześnie spoglądając na punkt regulaminu, w którym opisane były zasady przekazania samochodu pracownikowi.

– Drodzy państwo, procedura prawidłowo przewiduje powierzenie pracownikowi samochodu z obowiązkiem zwrotu. Mowa jest w niej również o zasadach odpowiedzialności i o tym w jaki sposób pojazd powinien być zwrócony – zreferował prawnik. – W zasadzie mamy tutaj do czynienia z przypadkiem, w którym pracownik ponosi pełną odpowiedzialność za szkodę, bo to jest mienie powierzone z obowiązkiem zwrotu, tylko...


Radosław Kowalski, Gazeta Prawna 2015-07-09